Blog
Verplichte kilometerregistratie: twee plichten, één verwarrende titel
Kort: wie "verplichte kilometerregistratie" googelt, landt in twee heel verschillende plichten. De ene is een CO₂-rapportage voor werkgevers over zakelijke en woon-werkkilometers van hun personeel — die rapportageplicht wordt voor bedrijven tot 250 medewerkers afgeschaft (voorstel, Kamer moet nog beslissen). De andere is de rittenregistratie waarmee je bij de Belastingdienst aantoont dat je met een auto van de zaak hoogstens 500 kilometer privé rijdt. Die tweede verdwijnt niet. Welke van de twee jij bedoelt, bepaalt of je überhaupt iets moet bijhouden.
Wat is verplichte kilometerregistratie?
Verplichte kilometerregistratie is geen één wet, maar een populaire zoekterm voor twee losse regels. In het milieurecht gaat het om de CO₂-rapportageplicht voor werkgevers: zij moeten bijhouden hoeveel kilometers werknemers zakelijk en woon-werk rijden, met welk vervoer. In de fiscale praktijk bedoelen mensen meestal de rittenregistratie voor bijtelling: een sluitend overzicht van álle ritten waarmee je bewijst dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé reed. Media-koppen over "afschaffing" gingen bijna altijd over de eerste plicht — niet over de tweede.
Welke plicht geldt voor jou?
Eén zin uit de nieuwskop is genoeg om de verkeerde administratie te starten of te stoppen. Zoek eerst op welke rij jij staat.
| Jouw situatie | Welke "verplichting"? | Wat er wél of niet verandert |
|---|---|---|
| Werkgever met ≤ 100 medewerkers | CO₂-rapportage kilometers | Je hoefde al niet te rapporteren; dat blijft zo |
| Werkgever met 101–250 medewerkers | CO₂-rapportage kilometers | Kabinetsvoorstel: rapportageplicht afschaffen (Kamer moet nog beslissen; ingangsdatum onbekend) |
| Werkgever met > 250 medewerkers | CO₂-rapportage kilometers | Blijft verplicht: kilometers, vervoermiddel, brandstoftype |
| Werknemer of ondernemer met auto van de zaak, wil geen bijtelling | Fiscale rittenregistratie | Blijft nodig als bewijs voor ≤ 500 privékilometers — dit is géén CO₂-regel |
| Je betaalt bijtelling en claimt niets bijzonders | Fiscale rittenregistratie | Niet verplicht. Handig voor declaraties, niet als plicht |
Bronnen voor de CO₂-kant: Ondernemersplein (voorstel tot wijziging van artikel 18.11 van het Besluit activiteiten leefomgeving). Voor de fiscale kant: Belastingdienst — Rittenregistratie.
Deels 1: de CO₂-rapportage (het nieuws uit de Miljoenennota)
In september 2025 kopten media dat "de verplichte kilometerregistratie" verdwijnt. Dat klonk alsof niemand meer kilometers hoefde bij te houden. Wat er echt lag: een kabinetsvoorstel om de ondergrens voor CO₂-rapportage over zakelijke en woon-werkkilometers te verhogen van 100 naar 250 werknemers. Bedrijven tot en met 250 medewerkers zouden die rapportageplicht kwijtraken; grotere werkgevers niet.
Belangrijk:
- Het is een voorstel. Tweede en Eerste Kamer moeten nog beslissen. De exacte ingangsdatum stond bij publicatie van het Ondernemersplein-bericht nog niet vast.
- Het gaat om werkgeversrapportage over mobiliteit en CO₂ — niet over jouw persoonlijke bijtelling.
- RVO houdt toezicht op die rapportages. Dat is een andere loket dan de Belastingdienst-controle op privégebruik auto.
Als jij een eenmanszaak bent, of in loondienst rijdt met een leaseauto en vooral wilt weten of je bijtelling kunt vermijden: dit nieuws verandert jouw fiscale bewijslast niet. De verwarring is precies waarom die zoekterm zo'n warboel is.
Stand van zaken voor 2027 (2 oktober 2026): volgens RVO is het nog een voornemen. Als het doorgaat, vervalt de plicht voor werkgevers met 100 tot 250 werknemers met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026. Tot er een besluit is, adviseert RVO die groep om de gegevens over 2026 wél te verzamelen. Wat er per 2027 verandert aan kilometervergoeding en bijtelling, lees je in kilometervergoeding 2027.
Deels 2: de fiscale rittenregistratie (die wél blijft)
Is een rittenregistratie "verplicht"? Niet als losse wet die iedereen altijd moet bijhouden. Wel als bewijs in concrete situaties. De Belastingdienst eist geen merkkastje en geen app — ze eist gegevens waarmee je kunt aantonen wat je claimt.
Wanneer je wél een sluitende registratie nodig hebt
- Geen bijtelling bij een auto van de zaak
Je wilt aantonen dat je op kalenderjaarbasis hoogstens 500 kilometer privé rijdt. Dan is een sluitende rittenregistratie van álle ritten (zakelijk én privé) het standaardbewijs. Zie ook bijtelling voorkomen en hoe houd ik mijn kilometerregistratie bij? - Verklaring geen privégebruik auto (werknemers)
Met die verklaring houdt je werkgever geen bijtelling in. De bewijslast blijft bij jou. Eenmanszaak of IB-ondernemer kan die verklaring niet aanvragen — dat staat expliciet bij de Belastingdienst. Meer: Verklaring geen privégebruik auto. - Zakelijke kilometers met een privéauto
Je wilt € 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken of vergoed krijgen (2026). Dan moet je die kilometers aannemelijk maken. Dat is lichter dan de 500-km-variant: meestal alleen zakelijke ritten, goed onderbouwd. Voor zzp'ers: rittenregistratie zzp. - Btw-correctie privégebruik
Privégebruik van een auto op de zaak raakt ook de btw. Woon-werkverkeer kan hier anders tellen dan bij bijtelling. Leg woon-werkritten herkenbaar vast, zodat je per regeling anders kunt optellen. - Speciale gevallen (minder vaak)
Bijvoorbeeld werkgeversvrijstelling BPM bij een buitenlands kenteken: dan kan een rittenregistratie deel van de voorwaarden zijn. Dat is een niche; check de Belastingdienst-pagina voor jouw geval.
Betaal je bijtelling en claim je verder niets? Dan is er geen fiscale plicht tot een sluitende registratie. Handig voor declaraties of inzicht — geen verplichting.
Wat "sluitend" betekent (kort, want hier valt de meeste registratie om)
Voor de 500-kilometergrens eist de Belastingdienst per rit minstens: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, of de rit zakelijk of privé was, en — alleen als relevant — een afwijkende route of privé-omrijkilometers. Plus eenmalig merk, type, kenteken en gebruiksperiode.
"Sluitend" betekent: de eindstand van rit 12 is de beginstand van rit 13. Een gat van tachtig kilometer is geen detail — het is het moment waarop de registratie als bewijs omvalt. Heen en terug zijn twee ritten. De volledige checklist en een ingevuld voorbeeld staan in hoe houd ik mijn kilometerregistratie bij?; dit artikel gaat over wanneer je die strengheid überhaupt nodig hebt.
Rekenvoorbeeld: is de fiscale registratie de moeite?
Stel: volledig elektrische auto van de zaak, cataloguswaarde € 42.000. Bijtelling 2026: 18% over de eerste € 30.000 en 22% over de € 12.000 daarboven → € 5.400 + € 2.640 = € 8.040 bij je belastbaar inkomen.
| Tarief | Grove netto bijtelling per jaar |
|---|---|
| 37,48% | ≈ € 3.013 |
| 49,50% | ≈ € 3.980 |
Rijd je in de praktijk 2.000+ kilometer privé, dan haal je de 500 nooit. Dan is een jaar lang sluitende administratie weggegooid werk — betaal de bijtelling. Rijd je écht onder de 500 (woon-werk telt voor bijtelling als zakelijk), dan is een paar duizend euro netto de moeite — mits je systeem op 1 januari al draait, niet als voornemen in maart.
Hoe houd je het bij als je de fiscale plicht wél hebt?
De Belastingdienst eist gegevens, geen hardware. Wat wél verschilt: of je het een jaar volhoudt, en of de kilometers uit de teller komen of uit een GPS-schatting.
| Methode | Bron van de km | Sterk voor fiscale bewijs | Zwak punt |
|---|---|---|---|
| Schriftje / Excel | Handmatig afgelezen | Vorm is vrij; kan voldoen | Discipline; achteraf invullen = gaten |
| Telefoon-GPS-app | GPS-route | Automatisch als de app draait | Telefoon uit = misser; GPS snijdt bochten af |
| OBD-kastje | Vaak teller + GPS | Werkt in bijna elke auto | Hardware, stekker, soms installatie |
| Tesla Fleet API | Kilometerteller van de auto | Geen kastje; telefoon speelt geen rol | Alleen voor Tesla |
Ik bouwde Ritmaatje nadat ik zelf een Tesla privé kocht — bijtelling was duur en ik reed te weinig zakelijk — en merkte dat telefoon-GPS faalde zodra ik de telefoon vergat. Via de Tesla Fleet API komt de stand uit de auto; daarna stuurt je auto elke rit vanzelf door. Geen stekker, geen inbouw. Meer over methodekeuze: rittenregistratie app. Tesla-specifiek: Tesla-ritregistratie.
Wat concurrenten en nieuwskoppen vaak door elkaar gooien
- "Afgeschaft" = meestal de CO₂-rapportagegrens omhoog, niet jouw bijtellingbewijs.
- "Verplicht voor iedereen" = te grof. Fiscaal is het bewijs-gebonden, niet universeel.
- Lijstjes met verouderde € 0,19 of € 0,23 = in 2026 is de onbelaste kilometervergoeding / forfaitaire aftrek € 0,25 per kilometer (check altijd de Belastingdienst voor het actuele bedrag).
- Keurmerk als verplichting = het Keurmerk RitRegistratieSystemen verschuift de bewijslast gunstiger, maar is niet verplicht. Een registratie zonder keurmerk kan prima voldoen.
Beslisboom in één oogopslag
Zoek je "verplichte kilometerregistratie"?
│
├─ Werkgever / fleet / CO₂-rapportage?
│ └─ Tel medewerkers: ≤100 al vrij · 101–250 voorstel tot vrij · >250 blijft
│
└─ Bijtelling / privé km / zzp-aftrek?
├─ Betaal je bijtelling en claim je niets? → geen fiscale plicht
├─ Auto van de zaak, ≤500 privé? → sluitende registratie van álle ritten
└─ Privéauto, zakelijke km? → onderbouw zakelijke ritten (€ 0,25 in 2026)Veelgestelde vragen
Is kilometerregistratie in 2026 nog verplicht?
Hangt af van welke plicht je bedoelt. De CO₂-rapportageplicht voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers wordt in een kabinetsvoorstel verruimd naar meer dan 250 — maar dat is nog niet definitief wet. De fiscale rittenregistratie voor bijtelling of kilometeraftrek verdwijnt niet: die blijft het bewijs zodra je iets wilt claimen bij de Belastingdienst.
Moet ik als werknemer met leaseauto altijd een rittenregistratie bijhouden?
Nee, niet als je bijtelling betaalt en verder niets claimt. Wel als je de Verklaring geen privégebruik auto hebt (of wilt) en onder de 500 privékilometers wilt blijven. Dan is een sluitende registratie je bewijs.
Valt de rittenregistratie voor bijtelling ook onder die "afschaffing"?
Nee. De media-koppen gingen over CO₂-rapportage voor werkgevers. Jouw bewijslast voor privégebruik auto bij de Belastingdienst is een andere regeling.
Is Excel genoeg voor de Belastingdienst?
Ja, de vorm is vrij. Het gaat om de gegevens en — bij bijtelling — om sluitendheid. Het risico zit in de discipline, niet in het bestandsformaat.
Heb ik een kastje in de auto nodig?
Nee. De Belastingdienst eist gegevens, geen hardware. Een OBD-kastje is één manier. Rijd je een Tesla, dan kan de auto zelf de kilometerstanden via de Fleet API doorgeven.
Telt woon-werkverkeer mee voor de 500 privékilometers?
Voor de bijtelling van een auto van de zaak telt woon-werk als zakelijk — het gaat niet van je 500 af. Voor de btw-correctie privégebruik telt woon-werk juist wél als privé — zie het artikel over btw privégebruik auto. Leg die ritten herkenbaar vast.
Hoe lang moet ik mijn rittenregistratie bewaren?
Zeven jaar, net als de rest van je administratie. Bewaar ook exports als bestand.
Wat als mijn registratie bij een controle niet sluitend is?
Dan kan de Belastingdienst de bijtelling alsnog over het (kalender)jaar opleggen — niet alleen over de periode met het gat. Bij bewuste onjuistheden kan daar een vergrijpboete bij komen.
Dit artikel geeft algemene uitleg en is geen fiscaal advies. Regels, percentages en bedragen kunnen wijzigen. Het CO₂-voorstel was bij schrijven nog niet definitief aangenomen. Raadpleeg voor jouw situatie je boekhouder of de websites van de Belastingdienst en Ondernemersplein.