Blog
Verklaring geen privégebruik auto: wanneer, hoe, en wanneer intrekken
Kort: rijd je als werknemer een auto van de zaak en blijf je op kalenderjaarbasis onder de 500 privékilometers, dan kun je bij de Belastingdienst een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Je werkgever stopt dan de bijtelling; jij moet dat later wél kunnen bewijzen met een sluitende rittenregistratie. Zzp'ers en eenmanszaken kunnen deze verklaring niet gebruiken. Ga je over de 500 heen, trek hem meteen in.
Is dit voor jou?
Bijna elke uitleg over dit onderwerp slaat de eerste vraag over: val jij überhaupt onder deze regeling? De Belastingdienst is hier kort over — en die kortheid scheelt je een hoop gedoe als je de verkeerde route kiest.
| Jouw situatie | Verklaring mogelijk? | Wat je wél moet |
|---|---|---|
| Werknemer met auto van de zaak | Ja | Aanvragen, kopie aan werkgever, sluitende rittenregistratie bijhouden |
| DGA in loondienst van je eigen bv | Ja, als je werknemer bent | Zelfde route als andere werknemers |
| Zzp'er / eenmanszaak | Nee | Andere regels voor privégebruik; deze verklaring is niet bedoeld |
| Inkomsten uit overig werk | Nee | Val je niet onder 'werknemer' voor deze verklaring |
Alleen jij kunt de verklaring aanvragen. Je werkgever kan dat niet voor je doen — ook niet 'even meenemen in de salarisadministratie'. Leaseauto, personenauto of bestelauto van de zaak: als jij werknemer bent en de auto ter beschikking hebt, is dit de route.
Wat de verklaring doet (en wat niet)
Met de verklaring hoeft je werkgever niets bij je loon te tellen voor het voordeel van privégebruik. Geen bijtelling op je loonstrook dus — zolang de verklaring geldt en je situatie niet verandert.
Wat hij niet doet: de bewijslast van je afhalen. Word je gecontroleerd, dan moet jíj aantonen dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Dat bewijs is in de praktijk een sluitende rittenregistratie. De verklaring verschuift het risico naar jou: je werkgever stopt de inhouding, jij moet later kunnen laten zien dat dat terecht was.
Dat klinkt streng, en dat is het ook. Zonder registratie is de verklaring op het moment van controle een leeg document. Met een registratie die gaten heeft, ook. De verklaring is de schakelaar op je loonstrook; de registratie is het bewijs.
Aanvragen: stap voor stap
- Check of je onder de 500 blijft — op kalenderjaarbasis, dus eventueel omgerekend als je de auto niet het hele jaar hebt. Zie de tabel hieronder. Reken eerlijk: het weekendje weg in mei hoort erbij.
- Vraag online aan via het formulier 'Verklaring aanvragen, wijzigen of intrekken' op Mijn Belastingdienst (DigiD). Je krijgt binnen twee weken bericht, per post én in je Berichtenbox op Mijn Overheid.
- Papier kan, maar duurt langer — lukt online niet, bel dan de BelastingTelefoon voor een papieren formulier. Reken op maximaal acht weken, en de kans op fouten is groter.
- Geef een kopie aan je werkgever — die laat vanaf dat moment de bijtelling achterwege. Dat mag niet met terugwerkende kracht over loontijdvakken waarover je het loon al hebt gekregen. Dus: hoe eerder in het jaar, hoe meer maanden zonder inhouding.
- Bewaar de verklaring — hij blijft geldig zolang je situatie niet verandert. Je hoeft hem niet elk jaar opnieuw aan te vragen.
Weet je het kenteken nog niet op het moment van aanvragen? Vraag de verklaring gewoon aan en geef het kenteken later door. Vraag geen tweede verklaring.
500 kilometer op kalenderjaarbasis
'Op kalenderjaarbasis' betekent: omgerekend naar een heel kalenderjaar. Heb je de auto het hele jaar, dan mag je maximaal 500 kilometer privé rijden. Heb je de auto maar een deel van het jaar, dan is je plafond lager: maanden ÷ 12 × 500.
| Periode beschikbaar | Rekenvoorbeeld | Max. privékilometers |
|---|---|---|
| Heel jaar (12 maanden) | 12/12 × 500 | 500 km |
| 3 maanden (bijv. jan–mrt) | 3/12 × 500 | 125 km |
| 5 maanden (bijv. jan–mei) | 5/12 × 500 | 208 km (afgerond) |
| 6 maanden | 6/12 × 500 | 250 km |
| 9 maanden | 9/12 × 500 | 375 km |
Een concreet voorbeeld van de Belastingdienst: je hebt de auto van 1 januari tot en met 31 maart (3 maanden). Dan mag je maximaal 125 kilometer privé. Verwacht je meer, vraag de verklaring niet aan — of trek hem in zodra je weet dat je eroverheen gaat.
Ander voorbeeld: je hebt de auto vanaf 1 januari en hoort begin april dat hij per 1 juni wegvalt. Dan bereken je opnieuw: 5/12 × 500 = 208 kilometer tot 1 juni. Heb je die grens al gepasseerd, trek dan direct in.
Heb je twee of meer auto's van je werkgever tegelijk, dan reken je het privégebruik per auto. De bijtelling geldt voor elke auto waarmee je, omgerekend, over de 500 heen gaat. Wissel je in hetzelfde jaar van auto bij dezelfde werkgever, dan tel je de privékilometers van die auto's bij elkaar op voor dat kalenderjaar.
Woon-werkverkeer telt als zakelijk
Alle kilometers die je niet voor je werk rijdt, zijn privé. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn voor de bijtelling zakelijk — die gaan dus niet van je 500 af. Dat is een van de plekken waar mensen zichzelf nodeloos krap rekenen, of juist de verkeerde kilometers als privé boeken.
Let op: voor de btw-correctie op privégebruik telt woon-werk wél als privé. Dat is een andere regeling met een andere definitie. Voor deze verklaring en de 500-kilometergrens bij bijtelling geldt: woon-werk = zakelijk.
Leg woon-werkritten wel gewoon vast in je registratie. De registratie moet álle ritten bevatten; hoe ze meetellen voor de 500 is een aparte optelsom. Meer over wat er per rit in moet → kilometerregistratie bijhouden.
Nieuwe auto of nieuw kenteken
Krijg je een andere auto van dezelfde werkgever, vraag dan geen nieuwe verklaring aan. Geef het nieuwe kenteken door via hetzelfde online formulier. Je bestaande verklaring blijft geldig. Meld ook aan je werkgever dat je het kenteken hebt doorgegeven.
Hetzelfde geldt als je bij de aanvraag het kenteken nog niet wist: geef het later door, vraag geen tweede verklaring. De verklaring is aan jou gekoppeld, niet aan één kenteken voor de eeuwigheid — maar het kenteken moet wel kloppen in de administratie van de Belastingdienst.
Nieuwe werkgever
Wissel je van werkgever, dan tellen de privékilometers bij je vorige werkgever niet mee voor de auto van je nieuwe werkgever. Je mag opnieuw een verklaring aanvragen en opnieuw op kalenderjaarbasis tot 500 kilometer privé rekenen (of het proportionele deel als je de auto niet tot het jaareinde hebt).
Voorbeeld van de Belastingdienst: tot 1 juli reed je 350 kilometer privé bij werkgever A. Omgerekend is dat te veel (12/6 × 350 = 700), dus je trekt in en krijgt een naheffing over januari–juni. Vanaf 1 oktober krijg je een auto van werkgever B. De kilometers bij A tellen niet mee bij B. Voor oktober–december mag je maximaal 3/12 × 500 = 125 kilometer privé.
Praktisch: lever de auto van werkgever A in, regel de intrekking als dat nodig is, en start bij B met een schone lei — inclusief nieuwe rittenregistratie vanaf de eerste rit.
Wanneer je géén verklaring moet aanvragen
In een aantal situaties is de verklaring niet nodig of niet bedoeld. De Belastingdienst noemt onder meer:
- Bestelauto die je buiten werktijd niet kunt gebruiken
- Bestelauto waarmee je niet privé mag rijden, vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst met je werkgever
- Bestelauto die je doorlopend afwisselend met anderen gebruikt en waarvoor je werkgever eindheffing toepast
- Bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer (bijvoorbeeld alleen een bestuurdersstoel, zonder bruikbare passagiersstoel)
- Bestelauto waarvoor al een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto geldt
- Auto waarvoor een (collectieve) afspraak over privégebruik geldt — vraag je werkgever of dat zo is
- Werk in de autoverhuur met een hikers-overeenkomst
Twijfel je? Check de lijst op de site van de Belastingdienst of bel de BelastingTelefoon — liever één keer te veel gevraagd dan een verklaring aanvragen die je situatie niet dekt.
Wanneer intrekken
Trek de verklaring direct in als je op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, als je geen auto van de zaak meer hebt, of als je in een van de bestelauto-situaties hierboven terechtkomt. Doe het online via hetzelfde formulier, en meld het meteen aan je werkgever — die hoeft niet te wachten op bericht van de Belastingdienst.
Verwacht je volgend jaar wél over de 500 heen te gaan? Trek de verklaring dan in vanaf 1 januari van dat volgende jaar, het liefst ruim voor 31 december van dit jaar. Zo voorkom je extra vragen en blijft de verklaring tot en met 31 december van dit jaar geldig.
Voorbeeld van de Belastingdienst (zomer vakantie)
Dit voorbeeld corrigeert een veelgehoorde verkorting. Het is niet altijd zo dat 'bijtelling over het hele jaar vanaf 1 januari op je loonstrook' de enige uitkomst is.
Je rijdt van januari tot en met juni 150 kilometer privé. Begin juli besluit je de auto in augustus mee op vakantie te nemen. Je weet dan dat je over de 500 heen gaat. Je trekt de verklaring in juli in. Gevolg volgens de Belastingdienst:
- Je werkgever gaat vanaf juli bijtellen
- Jij krijgt een naheffingsaanslag voor het voordeel van privégebruik over januari tot en met juni
De naheffing komt bij jou terecht omdat je werkgever niet met terugwerkende kracht kan inhouden over loontijdvakken die al zijn uitbetaald. Over die naheffing kan ook belastingrente lopen, en in sommige gevallen bijdrage Zvw of premies werknemersverzekeringen.
Trek je de verklaring niet zelf in en stelt de Belastingdienst later vast dat je over de grens ging, dan kan daar een boete bij komen. Intrekken zodra je het weet is dus niet netjes richting de fiscus — het is vooral zelfbescherming.
Verklaring kwijt
Sinds mei 2024 krijg je de verklaring ook digitaal in je Berichtenbox op Mijn Overheid. Gebruik je die box nog niet, activeer dan eerst je account — daarna kun je de verklaring terugvinden. Voor een verklaring van vóór mei 2024, of als je er niet uitkomt, bel je de BelastingTelefoon voor een duplicaat.
De verklaring staat of valt met je rittenregistratie
Zonder sluitende registratie is de verklaring een leeg document op het moment dat er een controle komt. Per rit horen onder meer datum, begin- en eindstand, vertrek- en aankomstadres, en of de rit zakelijk of privé was. Zie rittenregistratie en de Belastingdienst en bijtelling voorkomen.
Rijd je een Tesla, dan kun je ritten automatisch laten vastleggen in plaats van alles handmatig bij te houden — zie Tesla-ritregistratie. Handmatig kan ook; het gaat om volledigheid, niet om het merk van je tool. Een gat van tachtig kilometer tussen twee standen is waar een controle op afgaat — niet op welk logo er op je export staat.
Veelgestelde vragen
Kan mijn werkgever de verklaring voor mij aanvragen?
Nee. Alleen jij als werknemer kunt de Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Je werkgever kan dat niet voor je doen. Wel moet je een kopie aan je werkgever geven, zodat die de bijtelling kan stopzetten.
Geldt de verklaring ook voor zzp'ers of een eenmanszaak?
Nee. De verklaring is alleen voor werknemers. Ben je zzp'er, heb je een eenmanszaak, of heb je inkomsten uit overig werk, dan is deze verklaring niet voor jou bedoeld. Dan gelden andere regels voor privégebruik van de auto.
Is de verklaring genoeg, of heb ik ook een rittenregistratie nodig?
De verklaring zorgt ervoor dat je werkgever geen bijtelling inhoudt. De bewijslast blijft bij jou. Word je gecontroleerd, dan moet jij met een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen dat je op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden.
Telt woon-werkverkeer mee voor de 500 privékilometers?
Nee. Voor de bijtelling van een auto van de zaak telt woon-werkverkeer als zakelijk. Die kilometers gaan dus niet van je 500 af. Alle kilometers die je niet voor je werk rijdt, zijn privé.
Moet ik elk jaar een nieuwe verklaring aanvragen?
Nee. De verklaring blijft geldig zolang je situatie niet verandert. Je hoeft hem niet jaarlijks opnieuw aan te vragen. Krijg je een andere auto, geef dan alleen het nieuwe kenteken door — vraag geen nieuwe verklaring aan.
Wat gebeurt er als ik over de 500 kilometer heenga?
Trek de verklaring direct in en meld dat aan je werkgever. Je werkgever gaat vanaf dat moment bijtellen. Over de periode waarin nog niet werd bijgeteld terwijl je wél over de auto beschikte, kun je een naheffingsaanslag van de Belastingdienst krijgen. Trek je hem niet zelf in en stelt de Belastingdienst later vast dat je over de grens ging, dan kan daar een boete bij komen.
Krijg ik altijd bijtelling over het hele jaar als ik de grens overschrijd?
Niet automatisch op de manier die sommige uitleggen suggereren. Volgens het voorbeeld van de Belastingdienst: trek je in juli in nadat je tot en met juni onder de grens bleef, dan gaat je werkgever vanaf juli bijtellen en krijg jij een naheffing over januari tot en met juni. De naheffing betreft de periode zonder bijtelling waarin je over de auto beschikte.
Ik ben mijn verklaring kwijt. Wat nu?
Sinds mei 2024 staat de verklaring ook in je Berichtenbox op Mijn Overheid. Activeer die box als je hem nog niet gebruikt. Voor een verklaring van vóór mei 2024, of als je hulp nodig hebt, bel je de BelastingTelefoon voor een duplicaat.
Dit artikel geeft algemene uitleg en is geen fiscaal advies. Regels, percentages en bedragen kunnen wijzigen. Raadpleeg voor jouw situatie je boekhouder of de website van de Belastingdienst.